Vaikuttajatapahtuman konsepti: ideat, suunnittelu, hahmotelma – Miten tapahtuma luodaan?

Vaikuttajatapahtuman konsepti – Miten kaikki alkaa? Vaikuttajatoimistona olemme usein tekemisissä asiakkaiden kanssa, jotka suunnittelevat ensimmäistä vaikuttajatapahtumaansa. Instagramista, TikTokista, YouTubesta & Co. on tullut valtavia ja sosiaalisen median tähdet ovat 20-luvun brändilähettiläitä. Ideoita, suunnittelua, luonnostelua- Miten luoda tapahtuma! Mukana esimerkkiluonnos hyvin, hyvin ensimmäiseen, nopeaan konseptiin.

Tuote & viihde

Periaatteessa ja ennen sijaintia, toimintaa, moderointia, sisällön luomista… mitä viestiä vaikuttajatapahtuman pitäisi viestiä ulkomaailmalle?

Vaikuttajien kiinnostus

Vaikuttajatapahtuman tulisi välittää ulkomaailmaan positiivinen viesti, joka antaa brändistä tai yrityksestä ja siihen osallistuvista vaikuttajista hyvän kuvan. Viestin tulisi keskittyä brändin ja vaikuttajien yhteisiin arvoihin ja tavoitteisiin sekä korostaa yhteistyön hyötyjä. Tätä varten syvennytään suunnittelemaan aiheita ja toimintaa ennen kaikkea myöhemmin.

Paikan päällä yksi asia on tärkeä:

Positiivinen kokemus + ammattimainen sosiaalinen luoja

Yleinen etu (PR)

Vaikuttajatapahtuman tavoitteena on myös herättää yleisön huomio ja kiinnostus brändiä tai yritystä kohtaan. Siksi viestin tulisi myös pyrkiä vetoamaan kohderyhmään ja herättämään heidän kiinnostuksensa brändiä kohtaan.

Lisäksi tapahtuman tulisi vahvistaa brändin ja vaikuttajien välistä suhdetta ja luoda positiivinen kokemus kaikille osapuolille. Viestissä tulisi siis myös tuoda esiin vaikuttajien ja brändin yhteistyö ja sitoutuminen vahvan kumppanuuden korostamiseksi.

Positiivisen tunteen saamiseksi on yhdistettävä kaksi näkökohtaa:

Brändäys ja viihde

Mix: tuotteiden esittely ja viihdettä vieraille

Nähdään täällä:

• Brändäys / tuotteiden esittely
  • Esittelytelineet
  • Asiantuntija seisoo
• Viihde
  • Social Wall: Sisältöä varten tehty
  • Moderointialue lavalla
  • Skin Smoothie Bar
  • Catering

Luonnos: pöydän ääressä

Miltä tällainen näyttää?

Ennen kuin suunnittelemme esitystä varten kokonaisen pitch deckin, suunnittelemme tapahtuman konseptin perinteiseen tapaan kynällä ja paperilla. Tähän kuuluu juoksevia linjoja ja jakelua. Tyypillisessä tapahtumassa on vieraana 30 – 50 vaikuttajaa tai sisällöntuottajaa. Strategiamme konseptin luomiseen:

X = yhdistää tiedon ja hauskanpidon

Ristikkäin kulkevien kävelylinjojen ansiosta vieraat jakautuvat asemien välillä melko automaattisesti. Kuvassa pienessä mittakaavassa, yhdessä huoneessa:

Tapahtuman konsepti: Seuraavat vaiheet

Vasta sitten alkaa konkreettinen suunnittelu.

Vaikuttajille suunnatun tapahtuman suunnittelussa on useita eri näkökohtia, joilla kaikilla pyritään edistämään onnistunutta yhteistyötä brändin ja vaikuttajien välillä. Seuraavassa on joitakin tärkeitä näkökohtia, jotka liittyvät tällaisen tapahtuman suunnitteluun:

Kohderyhmäanalyysi: Ketkä olisi tavoitettava

Ennen vaikuttajille suunnatun tapahtuman suunnittelua on tärkeää tietää, kuka kohderyhmä on ja mitkä ovat heidän kiinnostuksen kohteensa ja tarpeensa. Kohderyhmän huolellinen analysointi auttaa sovittamaan tapahtuman vaikuttajien ja heidän seuraajiensa tarpeisiin ja kiinnostuksen kohteisiin.

Aiheen valinta: Keskittyminen viestintään

Teeman valinta on tärkeä tekijä tapahtuman onnistumisen kannalta. Teeman tulisi olla linjassa kohderyhmän kiinnostuksen kohteiden ja arvojen kanssa ja luoda yhteys brändiin tai yritykseen.

Vaikuttajien valinta: Tapahtuman vieraat

Vaikuttajien valinnan tulisi perustua kohderyhmäanalyysiin ja tapahtuman teemaan. Vaikuttajilla tulisi olla sopiva kohderyhmä ja niiden tulisi sopia sisällöllisesti hyvin brändiin tai yritykseen.

Paikka ja muoto

Myös tapahtumapaikan ja -muodon tulisi olla kohderyhmälle räätälöityjä. Viihtyisä ilmapiiri voi auttaa vaikuttajia tuntemaan olonsa mukavaksi ja samaistumaan brändiin paremmin.

Sisältö ja toiminta: Mitä tehdä?

Sisällön ja toiminnan tulisi olla räätälöity kohderyhmälle ja tapahtuman teemalle sopivaksi. Vuorovaikutteiset toiminnot, kuten työpajat tai keskustelukierrokset, voivat auttaa osallistamaan vaikuttajat aktiivisesti ja tekemään tapahtumasta heidän kannaltaan kiinnostavamman.

Esimerkki: Live Cover Shooting @ WW 50+ vaikuttajan kanssa

Moderointi: tapahtuman johtaminen

Jos vieraat tai vaikuttajat ja sisällöntuottajat jätetään yksin, he menettävät nopeasti suuntaa. Hyvin valmisteltu moderointi opastaa vieraita tapahtuman läpi, mutta onnistuu myös sijoittamaan brändin ja brändin viestin taitavasti yhä uudelleen.

Sosiaalisen median strategia: Luo sisältöä

Sosiaalisen median strategia on ratkaisevan tärkeä vaikuttajatapahtuman onnistumisen kannalta. Sopivat hashtagit ja sosiaalisen median linkit olisi valittava, jotta tapahtuma ja brändi tai yritys saadaan laajemman yleisön ulottuville.

A&O 99 prosentissa tapahtumista: sisältö.

Jotta hyvää sisältöä syntyisi, on suunniteltava sopivia tilanteita, joissa ”on vain pakko ottaa kuva/julkaista jotain”!

Seuranta ja arviointi: tulokset

Tapahtuman jälkeen palautetta ja tuloksia olisi arvioitava, jotta tulevien tapahtumien suunnittelua voidaan parantaa. Seuranta vaikuttajien kanssa on myös tärkeää pitkäaikaisten suhteiden rakentamiseksi.

Menestyksekkäät vaikuttajatapahtumat: Johtopäätökset

Vaikuttajatapahtuman onnistunut suunnittelu edellyttää kohderyhmän ja sen kiinnostuksen kohteiden perusteellista tuntemusta. Vaikuttajien valinta, teema, aktiviteetit, tapahtumapaikka ja -muoto sekä sosiaalisen median strategia on koordinoitava. Tavoitteena on viestiä brändistä tai yrityksestä myönteinen viesti ulospäin ja herättää vaikuttajien ja yleisön kiinnostus.

Osana konseptointia ja suunnittelua voidaan käyttää työpajoja, keskustelukierroksia, esittelypisteitä, asiantuntijapisteitä, sosiaalisia seiniä ja tarjoiluja vaikuttajien aktivoimiseksi ja tapahtuman kiinnostavuuden lisäämiseksi heidän kannaltaan. Hyvin valmisteltu moderointi johdattaa vieraat läpi tapahtuman ja sijoittaa brändiviestin taitavasti. Tapahtuman arviointi ja seuranta vaikuttajien kanssa ovat tärkeitä vaiheita pitkäaikaisten suhteiden rakentamiseksi ja tulevien tapahtumien suunnittelun parantamiseksi.

Vaikuttajatapahtuma

Lisää aiheesta Influencer Events? Täältä löydät lisää tietoa toimistostamme ja tehtävistämme tapahtumatoimistona:

• Vaikuttajatapahtuma